仕事の優先順位のつけ方―効率的な決め方とは？

忙しい毎日の中で効率良く仕事を進めるためには、仕事の優先順位をつけ、高いものから順にこなすことが重要となります。優先順位が低いものを見極め、部下に任せることも大切な仕事！　でもいったい、仕事の優先順位ってどうつければいいの？そんな悩みを抱えるあなたに、とっておきの方法を紹介します。

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まずは落ち着いて

仕事の優先順位を決めるにあたって、まず状況を整理する必要があります。どの仕事が大切で、優先すべきなのかを判断するため、今自分が抱えている仕事について把握しましょう。そんな作業をしていると、それらにまつわる様々な情報が思い出されます。

中には上司から「今日中に片付けて」と言われたものや、お客様から「急ぎでの対応」を頼まれたものもありますよね。当然ですが、一度に全てをこなすのは無理なこと。まずは落ち着いて、自分の優先順位を決定していきましょう。

何を重視するのか

自分が抱えている仕事を整理したら、次に優先順位が高い順に並べていきます。ここで重要なのが、「何を重視して優先順位を決めるべきなのか」をハッキリとさせておくことです。仕事にはそれぞれ「緊急度が高いもの」「重要度が高いもの」「どちらも高いもの」「どちらも低いもの」などがあります。

まず片付けるべきなのは、当然「緊急度、重要度、共に高いもの」だと言えるでしょう。反対に言えば、どちらも低い仕事の場合には、部下に任せるのも一つの方法ですね。「緊急度」と「重要度」のどちらか一方だけが高い仕事のうち、どちらを優先させるのかは、それぞれの仕事のスタイルによっても異なります。

自分なりのルールを決めておくとよいでしょう。

所要時間で決めるのもアリ

緊急度、重要度の他に、その仕事にかかる時間で順位付けをする方法もあります。あらかじめかかる時間を把握しておくことで、時間を効率よく使えるでしょう。「時間がかかる仕事」から取り組むのか、それとも「簡単に終えられる仕事」から取り組むのかは、あなた次第です。

時間がかかる仕事から始めるケースでは、時間配分が難しいというデメリットが考えられますし、簡単な仕事から始めるケースでは、徐々に仕事に慣れられる一方で、最後の最後に大変な仕事を残してしまいやすいというデメリットがあります。

状況に応じて判断してください。

仕事の優先順位の付け方は、基本ルールさえ覚えたら、あとは自分次第です。「とっさに判断するのが難しい」という場合には、「この仕事は人を待たせるのかどうか」で判断するのもアリ。常にこうした意識を持つことで、より効率良く仕事を進められるようになるでしょう。

※この記事は2014年10月25日に公開されたものです