新入社員が間違えやすい言葉使い「何さまですか？」

電話対応は、新入社員が最初に覚えるべき仕事の1つ。でも、「緊張して、うまく話せない」なんて、苦手意識を持つ人も結構多かったりして……。そこで今回は、新入社員のみなさんのために、基本的な電話対応のマナーをご紹介します。

【ああ、赤面！ 職場での“やっちゃった”電話対応「いつむーになっております」「お電話ありがとうごぜえます」】

まずは基本フレーズを覚えよう

とにかく最初は、電話対応で使う基本フレーズをできるだけ早くマスターすること。電話が鳴ったら第一声は「はい、○○（社名）でございます」、相手が名乗ったら「いつもお世話になっております」です。用件を聞き、周りの先輩に確認する場合は必ず「少々お待ちください」と言って保留ボタンを押し、通話に戻るときは「お待たせいたしました」から再開します。

そして電話を切るときは、「失礼いたします」で締めくくります。その他にも、「承知いたしました」「かしこまりました」「申し訳ございません」などの基本フレーズは、スムーズに出るように練習しておきましょう。

指名された人物が電話に出られないときの対応

先輩の代わりに電話を取っても、外出中、会議中、お昼の休憩中など、タイミングが悪くすぐに取り次げない場合があります。そんなときはすべて、「あいにく○○は席を外しております」と伝え、「戻り次第、折り返しご連絡を差し上げるようにいたしましょうか」と聞きましょう。

そうしてほしいと言われた場合も、伝言を頼まれた場合も、またかけ直すと言われた場合も、相手の名前と連絡先の確認は必須。そして最後は「私、○○が承りました」と自分の名前を伝えてから切ります。ちなみに、代わりに電話を受けた場合は、たとえどんな内容であっても必ず本人に報告すること。

間違えやすい言葉遣いに要注意！

ビジネス経験のない新人は、うっかり敬語を間違えて、社会人としてありえない言葉遣いを電話口でしてしまうケースがあります。特に最悪なのは、「何さまですか？」と聞くこと。これは相手にとって失礼極まりないので、絶対にやってはいけません。

相手の名前を聞くときは、「お名前を伺えますでしょうか」が正解です。また、「○○部長はいらっしゃいますか？」と聞かれたとき、相手につられて「○○部長はいらっしゃいません」なんて答えてしまう人も結構いますが、これもNG。

お客さまとの電話の中では、たとえ上司であっても社内の人間に敬語は使わないのでご注意を。

苦手意識があっても、社会人になったからには電話対応は決して避けて通れません。基本のマナーをしっかり押さえ、できるだけ早く慣れるようにがんばってくださいね。

※この記事は2014年04月23日に公開されたものです