デキる女子たちが実践！　「好印象なビジネスメールのコツ」

定型文や、言いまわしなど、ビジネスメールには気にしなくてはならないルールがあります。とはいえ、形式ばかりに捉われていると、相手に冷たい印象で受け取られてしまうことも……。メールの「好感度」を上げるためにはどんな工夫をすればよいのでしょうか？　働く女子のみなさんに教えてもらいました。

■「○○様／さま／さん」を使い分ける（27歳／出版）
「宛名を『○○さま』とひらがなで書くようにしています。そのほうがやさしくて女性らしい印象になるので。相手が『○○さん』と送ってくれる場合にはこちらも『○○さん』で返します」

敬称によって、相手への距離感がグッと縮まりますね。相手が目上の方の場合には「様」が無難ですが、同年代であれば好印象を持つ人が多いのではないでしょうか？

■カタカナ・ひらがなで気持ちを伝える！（34歳／アパレル）
「お礼のメールなどで気持ちを伝えたいときには、『仕上がり、とても素敵です。』→『仕上がり、とってもステキです！』、『修正無しで、安心しました』→『修正ナシで、ほっとしました！』など、カタカナ・ひらがなの言葉を多めに使います」

文章が柔らかい印象になり、喜びや感謝の気持ちが伝わりやすくなりますね。

■アドレス帳には「様」までつけて名前を登録する（23歳／運送）
「メーラーにアドレス登録する際に、取引先名・名前・様まで入力しています。相手に届いたとき、呼び捨ての宛名で表示されてしまうと失礼なので」

本文の内容だけでなく、こういった細部の気配りでも仕事へのていねいな姿勢を伝えることができます。

■状況に応じたひと言をプラス（25歳／広告）
「すぐに用件を書かず、直近の状況に応じたひと言を添えます。たとえば、初めての打ち合わせのあとに送るなら『先ほどはお越しいただき、ありがとうございました。直接お会いでき、うれしかったです』、打ち上げや接待の翌日のメールなら『昨日はお疲れさまでした。楽しさのあまり時間を忘れてついついお引き止めしてしまいました……』など」

いきなり事務的な内容に突入するメールではそっけなく感じられてしまうもの。ひと言加えることで、相手のことを考えながら送っているということが伝わります。

■後輩女子へは顔文字をプラス！（27歳／商社）
「社内メールで後輩にメールするときは、時々『』『(> <)』などのシンプルな顔文字を織り交ぜます。私が下っ端だったときに、やっぱり先輩OLから顔文字入りのメールをもらってうれしかったので」

くだけすぎ？　と躊躇してしまう「顔文字」ですが、後輩との距離を縮めるには活用できそうですね！

マナーや簡潔さ、効率も大切なビジネスメールですが、そこに人間味が加わってこそ相手の心に響く言葉になります。仕事上の付き合いだとしても、「○○さんからメールが来るとうれしいな」と思ってもらえるような女子になれたらステキですよね！

（のでこ＋プレスラボ）

※この記事は2013年08月26日に公開されたものです