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整理する予定を入れておく!? メール&資料の整理テクは?

仕事をしているとたまりがちなのが、資料やメール。「同じ量の仕事をしているはずなのに、私の机はぐちゃぐちゃ……。でも、隣の子はキレイ!」なんてことありませんか? そこで働く女子から資料やメールを整理するコツについてアンケートで聞いてみました。

コツが「ある」と答えた人は5割強とこちらのほうが若干多い結果に。一方、「ない」と答えた人は、「片づけても、片づけてもたまってしまう!」「捨てどきがわからない」「整理する暇がない!」という理由が多い印象でした。

[回答者数:300(1年目=8.3%、2年目=12.7%、3年目=9.0%、4年目=13.0%、5年目=8.0%、6年目=8.7%、7年目=10.7%、8年目=9.7%、9年目=8.0%、10年目以上=10.7%、その他=1.2%)/『マイナビウーマン』にて2013年2月にWebアンケート]

 

そう答えた理由や、「資料やメールの整理術」にまつわるアイデアや悩みを教えてください。

すぐに片づける

  • とにかく、あとまわしにしないで、その場で片づける。(学校・教育関連/専門職/1年目)
  • 資料やメールは、来た段階でいるかいらないかを判断し、いらないものは即破棄すること。またその次に「どこに分類するか?」を考えカテゴリー分けすること。(金融・証券/営業職/2年目)
  • 資料は見終わったらすぐに片づける。メールは整理する日を決めて、無駄なものは消しておく。(学校・教育関連/事務系専門職/3年目)
  • ためないでどんどん処理すること。(商社・卸/事務系専門職/7年目)
  • 資料をもらったときや、メールをもらったときすぐに整理する。または、しまう場所を決めておくようにしています。(建設・土木/事務系専門職/7年目)
  • こつこつと、毎日すること。ためるとできなくなる。(団体・公益法人・官公庁/事務系専門職/8年目)

定期的・決まった時間に整理

  • 作業の合間の休憩時間に、ちょこちょこと片づけていく。(医療・福祉/その他/3年目)
  • 何事もためないことが大事。どんなに忙しくても1週間に1回は整理をするようにしている。(通信/事務系専門職/4年目)
  • 気づいたときにこまめに整理すること。または、あらかじめ整理する予定を入れておくこと。(小売店/販売職・サービス系/6年目)
  • 週に1回資料を整理するようにしています。(金融・証券/営業職/6年目)
  • いらない資料はすぐに捨てる。最低でも週に一度は整理するようにするとわかりやすいと思う。(商社・卸/秘書・アシスタント職/7年目)
  • 定期的に見直す。気づいたときに一気に処理=削除。(団体・公益法人・官公庁/事務系専門職/9年目)

優先順位をつける

  • 重要度別にまとめる。(医療・福祉/事務系専門職/2年目)
  • クリアファイルを使う頻度順に並べて整理する。(建設・土木/販売職・サービス系/3年目)
  • 頻繁に使うものの一時保管場所を作り、その仕事が片づいたらファイルにまとめること。(人材派遣・人材紹介/事務系専門職/4年目)
  • 捨てる判断力が人よりすぐれている気がする。優先順位をつけることが大事。(小売店/事務系専門職/4年目)
  • カテゴリーや優先度で分ける。(情報・IT/経営・コンサルタント系/4年目)
  • よく使うものは一番上の引き出しに入れ、未決済、決済済みのものでファイリングする。メールは優先順位をつけてその順番に対応、回答していく。(生保・損保/事務系専門職/9年目)

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