【第6回ビジネスマナー講座】知らなきゃ恥ずかしい！ 今さら聞けないメールマナー
ビジネスシーンでは、言葉使いがその人の印象を大きく左右します。特に敬語は“なんとなく”使っていると、意外と間違っていることが多いもの。きちんとした敬語を身につけるだけで、印象アップにつながります！ マナーアドバイザーの松本繁美先生と一緒に、正しい敬語の使い方をマスターしましょう♪
今やメールは仕事の必須ツール。相手の都合のよい時間に読んでもらえるので、コミュニケーションが取りやすく、送信内容が記録として残るため「言った」「言わない」などの揉めごとを避けられます。ただし、気をつけたいのは微妙なニュアンスが伝わりにくいということ。たとえば急な依頼を断りたい場合、電話であれば口調や言いまわしなどで厳しい状況が伝わりますが、メールだと「ご依頼が急なので対応いたしかねます」などといった事務的な返答になってしまい、相手を不快にさせてしまうことも……。相手によい印象を与えるメールマナーをマスターしましょう。
＜メールの書き方＞
メールを書くときは、長々とした時候のあいさつやまわりくどい表現は避け、要点が簡潔に伝わるように心がけましょう。また、見落としがちですがメールアドレスの登録名も、相手に失礼がないように気をつける必要があります。実際に例文を確認しながら、ポイントをチェックしましょう。
①宛て先には、自分が登録している名前がそのまま表示されます。省力などせず、正しい名前で登録しましょう。
②件名は、相手がひと目でどんな内容かを把握できるようにします。急ぎの用件の場合は【至急】【緊急】などをつけましょう。
③会社名や部署名を入れる場合は2行にわけて書きます。敬称は「様」を使います。
④現在では「いつもお世話になっております。」「お世話になっております。」などをあいさつ文として書くのが、ビジネスメールの常套です。ただし、以下のような状況によっては変更してもよいでしょう。
・初めて取り引きする場合「はじめまして、○○社の○○○○（フルネーム）と申します。」
・ひさしぶりの場合「ご無沙汰しております。」
※「○○の候、皆様におかれましては益々～」のような、時候のあいさつ、頭語は不要です。
⑤自分の社名と名前を書き出しに入れます。ただし、やりとりの最初の頃だけでよいでしょう。何度もメールを交わしているのに、毎回名乗る必要はありません。
⑥自分の会社で予定していたので「おりました」と謙譲語を使用します。
⑦自分の会社のことは「弊社」「小社」など謙譲語を使います。相手の会社のことは「御社」「貴社」と尊敬語を使いましょう。
⑧「お忙しいところ」「お手数ですが」などのクッション言葉を入れると物腰のやわらかい表現になります。クッション言葉の詳細はこちらの記事を確認してください。
⑨「～いただけますでしょうか？」という依頼形の表現にします。この場合、「メールでご一報下さい。」とすると命令形になり、相手にきつい印象を与えてしまいます。依頼形の表現についてはこちらの記事を確認してください。
⑩「何とぞよろしくお願い申し上げます。」「どうぞよろしくお願いいたします。」などの締めのあいさつ文を入れます。昔はこのような文章を入れませんでしたが、現代では文尾のあいさつが好まれ、書く人が多いようです。
＜メールのやりとりの注意点＞
相手の顔が見えないメールでのやりとりだからこそ、文章以外にも気をつけるべきマナーがあります。お互いが気持ちよく仕事を進めるために、以下の点にも気をつけてください。
緊急の用件がある場合
メールでやりとりをしていても、相手にニュアンスが伝わるか心配な場合や、緊急ですぐに確認してほしいときは電話をかけましょう。メールを送信後「申し訳ございませんが、先程のメール、ご覧いただきましたでしょうか？」などと、切り出します。
「Re; Re; Re;……」引用履歴が重なる場合
同じ件名で何度もやり取りを繰り返していると、本来の内容がわかなくなってしまうことも……。このような場合は一度件名を変えるのも有効です。
添付ファイル名
もし相手の氏名や会社名がファイル名になっている場合は、「様」などをつけてからメールに添付するようにしましょう。
＜今回のまとめ＞
第6回ではメールマナーについてご紹介しました。自分が好きなときに送れる手軽な通信手段だからこそ、相手への配慮を忘れないようにしたいですね。とはいえ、丁寧な表現にしようとして、文章が長くなりすぎないように注意してください。あくまで要点を簡潔に伝えることが大切です。第7回はお礼やお詫びの表現についてです。
（松本繁美）
※この記事は2016年09月13日に公開されたものです
